Privacyverklaring Rekenkamer BEL

Om als Rekenkamer BEL onze activiteiten goed te kunnen uitvoeren, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verwerken.

1. Inhoud

De Rekenkamer BEL (verder: de rekenkamer) verwerkt uw persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige manier in overeenstemming met de Europese Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) en de Uitvoeringswet Avg. Daarom beschrijft de rekenkamer graag waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen.

 

2. Waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

2.1 Onderzoeken
De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Hiervoor verwerken wij soms persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW- of uitkeringsgegevens) en soms bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld medische gegevens). Voorafgaand aan elk onderzoek wegen wij zorgvuldig af welke gegevens nodig zijn voor het onderzoek, zodat wij dit met zo min mogelijk gegevens kunnen uitvoeren.

Voor onze onderzoeken verwerken wij soms ook persoonsgegevens die wij bij de gemeente of bijvoorbeeld een gesubsidieerde instelling hebben opgevraagd. Zij zijn op grond van de gemeentewet verplicht deze gegevens aan de rekenkamer te verstrekken en u daarover te informeren. Deze gegevens verwerken wij zonder u daarover nog afzonderlijk te informeren. De analyse van deze gegevens gebruiken wij in ons rapport. Uw persoonsgegevens zullen wij niet openbaar maken of met anderen delen.

Ook komt het voor dat wij u om persoonsgegevens vragen, bijvoorbeeld via een enquête, een interview of een groepsgesprek. Sporadisch kan het voorkomen dat wij u om bijzondere persoonsgegevens vragen (zoals medische gegevens) als wij bijvoorbeeld een onderzoek doen in het sociaal domein. Ook kan het voorkomen dat wij u toestemming vragen om een (deel) van uw gemeentelijk dossier, waarin bijzondere persoonsgegevens staan, te mogen onderzoeken. De (bijzondere) persoonsgegevens verzamelen wij pas als u daarmee expliciet akkoord bent gegaan. Ook voor deze persoonsgegevens geldt dat wij deze niet openbaar maken.
Alleen met uw uitdrukkelijke toestemming nemen wij uw naam en functie op in ons rapport.

2.2 Onderzoek gerelateerde activiteiten
Contact met politici
Van politici die verbonden zijn aan de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren registeren wij naast contactgegevens één bijzonder persoonsgegeven: de politieke partij waar zij lid van zijn.

Evenementen en bijeenkomsten
De rekenkamer organiseert evenementen en bijeenkomsten. Om personen te kunnen uitnodigen en welkom te heten, verwerken wij gegevens. Wij vragen u toestemming om de gegevens te mogen hergebruiken voor toekomstige evenementen en bijeenkomsten van de rekenkamer.
 

3. Beveiliging

De rekenkamer neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en heeft daarom passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met openbaarmaking van persoonsgegevens tegen te gaan.
Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Blaricum Eemnes Laren en de BEL Combinatie
 

4. Bewaartermijn

De rekenkamer bewaart de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk verplicht is, om de doelen te realiseren waar uw gegevens voor zijn verzameld.

4.1 Bewaartermijn onderzoeken
Daar waar mogelijk anonimiseren wij persoonsgegevens al tijdens het onderzoek en anders kort na publicatie van het onderzoek, maar in ieder geval binnen 1 jaar na publicatie. In die gevallen waar anonimiseren niet mogelijk is, worden de persoonsgegevens na publicatie gewist.
Onderzoeksrapporten en rekenkamerbrieven worden gepubliceerd op de website.
Op grond van de archiefwet is de rekenkamer verplicht sommige persoonsgegevens te archiveren. Welke dat zijn, worden vastgelegd in de selectielijst die de rekenkamer op grond van de archiefwet heeft vastgesteld. Zijn persoonsgegevens eenmaal permanent gearchiveerd, dan betekent het niet dat persoonsgegeven automatisch openbaar worden. De archivaris bepaalt welke persoonsgegevens wanneer mogen worden geraadpleegd.

4.2 Bewaartermijn bij onderzoek gerelateerde activiteiten
De gegevens over politici bewaren wij zolang zij lid zijn van de gemeenteraad of commissie. Binnen 6 maanden na het beëindigen van hun lidmaatschap verwijderen wij de gegevens.
Na een evenement of bijeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens van de deelnemers, tenzij expliciet is aangegeven dat wij de gegevens mogen hergebruiken.

De gegevens van een burgeradviseur worden na 6 maanden na publicatie van het onderzoeksrapport verwijderd.
 

5. Delen met anderen

De rekenkamer verstrekt uw gegevens niet aan derden, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van een afspraak met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van ons (bijvoorbeeld een enquêtebureau) sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De rekenkamer blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
De burgeradviseur die voor een onderzoek is aangetrokken heeft  een verklaring ondertekend vertrouwelijk om te gaan met de informatie die tijdens het onderzoek wordt verkregen.

 

6. Uw rechten

Als u uw gegevens vrijwillig aan ons heeft verstrekt, bijvoorbeeld via een enquête, heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen of te verwijderen. Maak hiervoor een afspraak bij de rekenkamer  om langs te komen. Het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens die u wilt inzien, corrigeren of verwijderen daadwerkelijk van u zijn. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar het Secretariaat van de Rekenkamer BEL, Postbus 71, 3755 ZH Eemnes. Ter verificatie dat het verzoek van u afkomstig is, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek te voegen. Ter bescherming van uw privacy verzoeken wij u om op deze kopie uw pasfoto en Burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. De Rekenkamer zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken, op uw verzoek reageren.
 

7. Cookies

Informatie over de rekenkamer maakt onderdeel uit van de website van gemeenten Blaricum, Eemnes, Laren en de BEL Combinatie.
 

8. Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op via e-mail: Ad.Paauwe@Belcombinatie.nl 
Aanvullende informatie over hoe wij met persoonsgegevens binnen de rekenkamer omgaan kunt u vinden in ons kwaliteitsdocument.
 

Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de rekenkamer kunt u aanvragen via e-mail: Rekenkamer@Belcombinatie.nl
Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt uw klacht schriftelijk richten aan De Rekenkamer BEL, Postbus 71, 3755 ZH Eemnes. Zorg ervoor dat uw klacht uw naam, (e-mail)adres en telefoonnummer bevat, zodat wij contact met u kunnen opnemen, en zorg dat u aangeeft waar de klacht over gaat. Voorzie de klacht van een dagtekening. Wij zullen de ontvangst van uw klacht bevestigen en in behandeling nemen.
Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.